Regard d'experts

2 jours de workshop valent mieux que 3 mois de réunionites… Et tout ça en 5 points clés !

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La R-E-U-N-I-O-N… on adore ça… L’occasion de mettre tout le monde autour de la table, de redéfinir ensemble « ce qu’il y a à mettre en place », de réfléchir pour repositionner une gamme, penser à notre futur lancement produit, etc… Seule ombre au tableau, elles sont loin d’être toujours efficaces : les objectifs sont parfois mal fixés et la mise en place opérationnelle n’aboutit souvent qu’à… une prochaine réunion bien sûr ! Alors comment s’y prendre pour remplacer des réunions stériles en sessions de travail efficaces ?

Les Français champions de la réunionite aiguë

Nous avons consulté une étude publiée en 2017 par l’institut Opinionway, pour Empreinte humaine, cabinet de conseil spécialisé dans la qualité de travail et prévention des risques psychosociaux. Elle montre que les cadres consacrent en moyenne plus de 6 semaines de leur temps par an en réunion1. Et le résultat n’est effectivement pas glorieux : l’étude révèle qu’aux yeux des salariés interrogés, seule 1 réunion sur 2 est jugée productive, et qu’1 personne sur 4 estime même sa présence inutile.

Ça ne vous dit rien ?

Pourquoi et comment se débarrasser de la réunionite ?

La réunion est jugée suffisante dans de nombreuses circonstances. Alors pourquoi et dans quel cas plutôt passer par un véritable workshop ? Nous les croyons à tort dédiés aux projets d’envergure les plus importants. Et pourtant, ils représentent de véritables alternatives pour tout type de projet : de la réflexion du futur lancement produit, au séminaire international du groupe, en passant par la formation de l’équipe commerciale. 

Faisons le point sur les 5 bonnes raisons d’oublier la réunionite aiguë pour des workshops :

1. L’efficacité du workshop, une aubaine pour les « J’ai pas l’temps »

« Cette année, nous avons pour objectif de lancer une nouvelle gamme, plus rupturiste, plus innovante que nos concurrents, il est temps d’avancer. On a déjà fait 3 réunions, ça fait depuis janvier qu’on réfléchit, il faut vraiment qu’on se pose dessus pour se décider… Je vais nous caler une réunion la semaine prochaine, là cette semaine, j’ai pas l’temps ». Puis les mois passent, puis la pression monte…

L’avantage avec le workshop, c’est qu’une fois l’objectif fixé, ce n’est pas 3 réunions, ni 5, ni 8 avant d’aboutir au résultat, mais 1 date unique : 1 voire 2 journées entières dédiées. A l’abri des mails, des coups de fil, des projets annexes, et des 26 points notés sur notre To Do, c’est bel et bien 1 ou 2 journée(s) OFF entièrement dédiées à la réflexion d’un projet avec pour objectif à 17h en fin de workshop : un résultat réalisable et concret, fruit d’une méthodologie précise que nous développerons plus loin, la méthode SINC® Further.

2. La complémentarité des compétences en workshop

« Le problème chez nous, c’est ce manque de communication parfois entre la R&D et le marketing, nous communiquons peu ». « Les commerciaux ont souvent leurs idées issues du terrain, mais ce n’est pas ainsi que nous avons conçu les produits, c’est problématique ».

Mixer les profils n’est pas toujours perçu comme facile. Nous avons peur d’être confronté à une réunion qui va se transformer en « guerre » des clans. Et parfois, c’est d’ailleurs bel et bien ce qu’il se passe quand nous enchaînons les réunions du quotidien sans trop de légèreté, entre deux points. Et puis surtout, avec les contraintes géographiques, de planning et autres, cela devient compliqué de trouver de multiples créneaux communs entre tous pour faire avancer les projets.

L’avantage d’un workshop organisé, c’est cet aspect « inédit », « exceptionnel » lors duquel nous sommes mis en conditions pour une approche positive, constructive et dynamique. La méthode SINC® prévoit d’ailleurs une première étape de « Stimulation » (si ce n’est pas du spoil…) par des ateliers rapides d’energizers ou icebreakers permettant de se mettre dans de bonne condition et dans un « good mood ». Et cela participe inévitablement à l’efficacité du workshop afin d’aboutir à des réflexions plus constructives tous ensemble, en mixant les compétences de chacun. Un animateur extérieur sera toujours bienveillant, à la place de chacun au sein du workshop ce qui peut éviter tout sentiment d’animosité, de rejet, de résistance, etc. Il sera aussi vigilant à faire cohabiter différents niveaux hiérarchiques avec plus de sérénité et de légèreté. 

3. Des idées innovantes et rupturistes par une méthode spécifique : SINC® Further

 « En réunion, on a l’habitude de ressortir les mêmes idées chaque année ». « Je me sens un peu biaisée par mon expertise, ça m’est parfois difficile de m’ouvrir l’esprit, notamment parce que je m’inspire uniquement de mon secteur ».

Il est très souvent difficile de s’ouvrir l’esprit et d’être créatif le temps d’une réunion. Des étapes sont indispensables et c’est pour cela que, chez Nutrikéo, nous avons élaboré une méthodologie autour de la génération d’idées pour la bonne conduite d’un workshop ou même d’un simple brainstorming. Il s’agit de la méthode SINC® Further basée sur 4 étapes fondamentales :

  • Stimulation: une étape préliminaire via l’ice-breaker pour amorcer la séance en « brisant la glace » entre les participants, et un energizer pour donner le plein d’énergie aux participants afin d’apporter une bonne dynamique au début du workshop et/ou brainstorming
  • Inception: un atelier pour réveiller la créativité, cultiver l’imaginaire dans le but de diverger dans les idées
  • Navigation: l’étape de convergence permettant de recentrer les idées sur le brief et de proposer des concepts plus proches de l’objectif concret, souvent inspirés de l’atelier Inception
  • Conceptualisation: l’étape finale permettant de concrétiser les idées et résultats obtenus et surtout de les évaluer (en fonction de la faisabilité, de la cohérence avec l’ADN d’entreprise, etc.)
Méthode Sinc Further par Nutrikéo

Par cette méthode, avec tous les ateliers préalablement conçus par Nutrikéo dans chacune des étapes (Le Naufragé, La Perle, La Méduse, Les Ricochets, Il était une fois, etc), il est possible de générer des centaines d’idées, de concepts : produits, campagnes, élargissement de gammes, supports et actions de communication… Le plus important est d’intégrer qu’il faut partir des idées les plus absurdes pour faire émerger les plus prometteuses et concrètes. La clé est de savoir se prendre au jeu… c’est ce qui nous permet de sortir de l’urgence et de prendre du recul afin d’anticiper l’avenir, voire le ré-inventer !

4. Des idées concrètes à mettre en place rapidement : suivez le modèle start-up !

« J’ai adoré l’idée évoquée par Sabine ce matin en réunion pour le positionnement de l’enseigne 2020, il y a peut-être quelque chose à faire avec ça ! Je vais en parler à la directrice marketing, voir si on peut développer et en parler à la prochaine réunion d’équipe le mois prochain ».

Excellente idée oui, mais nous revoilà partis dans le process long et rébarbatif habituel. Par un modèle de workshop, l’équipe, spécialement mobilisée, aurait peut-être été entièrement présente ce qui aurait fait gagner du temps. Et si ce n’est pas le cas, le concept aura au moins été réfléchi dans sa globalité, évalué et comparé avec les autres lors de la phase de Conceptualisation. Un gain de temps non négligeable ! Et surtout, un niveau de priorisation très efficace afin de classer les idées entre elles en fonction de plusieurs critères :

  • Faisabilité
  • Cohérence avec l’ADN d’entreprise
  • Degré d’innovation
  • Degré d’urgence vis-à-vis de la concurrence

5. Une dynamique corporate bénéfique à l’entreprise : le plaisir du workshop

Un avantage du workshop, et pas des moindres, est cette dynamique collective. Elle favorise le développement de la coopération intra-groupe et l’obtention d’un consensus au sein des équipes qui ne partagent initialement pas les mêmes intérêts. Le dynamisme de l’animateur prend également ici tout son sens. Il sera responsable d’insuffler une atmosphère paisible et de la motivation afin que tous les participants se sentent impliqués au plus haut point et puissent librement partager leurs idées et expériences.

Le travail en commun et l’aboutissement à des résultats concrets génère finalement une satisfaction des participants à la fois bénéfique personnellement parlant, mais aussi bénéfique à l’entreprise. Bref… si en plus il est possible d’allier efficacité et plaisir, alors c’est gagné !

 

Pour conclure et vous laisser réfléchir au sujet, nous souhaitions vous partager cette citation de Jacques Prévert : « Il suivait son idée. C’était une idée fixe, et il était surpris de ne pas avancer ! ». Si vous souhaitez programmer un prochain workshop, parlez-en rapidement en réunion demain et appelez-nous ! Il est important de bien choisir son agence. Nos consultants chefs de projet se feront un plaisir de planifier avec vous une réunion téléphonique pour parler plus en détails de votre besoin. 

Cet article a été rédigé par Alexia Rea, Consultante-Chef de projet du Pôle Food.

 

Source : [1] Challenges, Comment en finir avec la réunionite aiguë au bureau, Mars 2018.

Crédit photo : #248670107 ©SeventyFour – stock.adobe.com